Si vous émettez des factures B2B en Belgique en tant que certificateur PEB/EPC ou inspecteur immobilier, vos factures devront être des factures électroniques structurées, transmises via PEPPOL, à partir du 1er janvier 2026.

Les PDF envoyés par e-mail ne seront plus considérés comme valables pour les transactions B2B. Votre solution de facturation devra donc prendre en charge la norme européenne EN 16931 / PEPPOL BIS 3.0 et être connectée à un point d’accès PEPPOL.

L’article qui suit explique ce qu’est PEPPOL, qui est concerné, les échéances, et comment se mettre en conformité sans complexité excessive.

I. Ce qu’est réellement PEPPOL (et ce que ce n’est pas)

PEPPOL est un cadre technique et de gouvernance utilisé dans toute l’Europe (et au-delà) pour échanger des documents commerciaux structurés, principalement des factures, entre fournisseurs et clients via un réseau fédéré de points d’accès certifiés.

Le contenu d’une facture PEPPOL suit la norme PEPPOL BIS Billing 3.0, une spécification d’usage (CIUS) basée sur la norme européenne EN 16931, dans un format XML structuré et lisible par machine (UBL 2.1).

La norme EN 16931 découle de la Directive 2014/55/UE relative à la facturation électronique dans la commande publique, qui a établi un modèle sémantique commun pour les e-factures dans l’Union européenne.

En Belgique, le SPF BOSA agit comme autorité nationale PEPPOL, coordonnant l’écosystème et publiant les directives officielles (identifiants PEPPOL, points d’accès, normes techniques).

Le portail officiel précise également que le service “Hermes”, qui servait de relais temporaire pour les entreprises non connectées à PEPPOL, sera arrêté le 31 décembre 2025. Il faudra donc impérativement être relié à PEPPOL (directement ou via un fournisseur) avant cette date.

En résumé : PEPPOL n’est pas un portail unique, mais un réseau et un ensemble de règles. Votre facture est un fichier XML structuré (EN 16931 / PEPPOL BIS), transmis de votre point d’accès certifié vers celui de votre client.

II. Qui est concerné en belgique (oui, cela inclut les certificateurs indépendants)

À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA et établies en Belgique devront émettre et recevoir des factures électroniques B2B structurées. Le PDF seul ne sera plus valide juridiquement.

Les experts fiscaux (Grant Thornton, entre autres) précisent que la facture structurée sera la seule version ayant valeur légale à partir de cette date (vous pourrez toujours joindre un PDF pour lecture, mais il n’aura pas de valeur juridique).

Cette obligation concerne directement les certificateurs PEB/EPC et inspecteurs immobiliers qui facturent des entreprises (agences, promoteurs, syndics, notaires, bureaux d’étude, etc.).

Les synthèses techniques confirment que le modèle belge repose sur PEPPOL BIS pour l’échange B2B.

Exception : les entreprises étrangères enregistrées à la TVA en Belgique, mais sans établissement fixe, sont exclues de l’obligation de 2026 (clarification du 19 mars 2025).

En revanche, si votre activité est établie en Belgique, vous êtes pleinement concerné.

Les factures B2C (vers des particuliers) ne sont pas concernées par cette obligation : vous pouvez encore envoyer des PDF, mais dès qu’il s’agit de clients professionnels, le format PEPPOL devient obligatoire.

III. Les échéances à retenir (et pourquoi elles comptent)

✓ Déjà en vigueur (B2G) : la Belgique a transposé la Directive 2014/55/UE ; les administrations publiques doivent pouvoir recevoir des factures EN 16931. Les régions ont mis en œuvre cette obligation progressivement : Flandre (2017), Bruxelles (2020), Wallonie (2022).

✓ 31 décembre 2025 : fin du service Hermes. Si vous utilisez encore ce relais, vous devrez migrer vers un point d’accès PEPPOL avant la nouvelle année.

✓ 1er janvier 2026 : la facturation électronique B2B domestique devient obligatoire pour les entreprises belges assujetties à la TVA. Seules les factures structurées (EN 16931 / PEPPOL BIS 3.0) transmises via PEPPOL auront valeur légale.

✓ 1er janvier 2028 : introduction prévue d’un e-reporting quasi en temps réel (déclaration automatique des données fiscales).

✓ 1er juillet 2030 (niveau européen) : le programme “VAT in the Digital Age (ViDA)” rendra la facturation électronique et le reporting numérique obligatoires pour les transactions B2B intracommunautaires. Pour les certificateurs belges, c’est la prochaine étape à anticiper.

IV. “Le PDF n’est plus la facture” : ce qui change au quotidien

À partir de 2026, la facture juridiquement valide ne sera plus le PDF envoyé par e-mail, mais le fichier XML structuré conforme à EN 16931 / PEPPOL BIS 3.0, transmis via PEPPOL au client.

Le PDF ne servira qu’à la lecture humaine.

Les conseillers fiscaux insistent sur la nécessité de respecter les mentions obligatoires de TVA dans la facture structurée : Identifiant du fournisseur, numéro de TVA, base taxable, taux, total, etc.

Pour fonctionner sur PEPPOL, vous (ou votre logiciel) devez être connecté à un point d’accès certifié, et disposer d’un identifiant PEPPOL (PEPPOL ID, l’équivalent d’une adresse électronique de facturation.

La plupart des outils comptables modernes intègrent déjà ce service.

Le standard PEPPOL BIS 3.0 définit les règles, codes et correspondances du modèle EN 16931 vers le format UBL (Universal Business Language), garantissant l’interopérabilité entre systèmes et pays.

V. Pourquoi cela concerne particulièrement les certificateurs PEB/EPC et inspecteurs immobiliers

Votre clientèle est essentiellement professionnelle : promoteurs, syndics, notaires, architectes, gestionnaires de biens.

Ces partenaires devront, eux aussi, recevoir leurs factures via PEPPOL à partir de 2026 et certains refuseront ou retarderont les paiements si la facture n’est pas conforme.

Au-delà de la conformité, le processus s’en trouve amélioré :

• moins de saisie manuelle

• encaissements plus rapides

• factures automatiquement archivées et traçables

• meilleure intégration avec votre gestion de planning et vos rapports PEB/EPC.

Le programme ViDA (UE) élargira encore le périmètre à l’international d’ici 2030 : adopter dès aujourd’hui un outil compatible EN 16931 / PEPPOL BIS évitera une double migration plus tard.

VI. La checklist de conformité (avant le 1er janvier 2026)

VII. Questions fréquentes des certificateurs

1. Dois-je utiliser PEPPOL si la plupart de mes clients sont des particuliers (B2C) ?

Non. L’obligation de 2026 ne vise que le B2B. Les clients privés peuvent encore recevoir des PDF.

b. Je suis étranger, enregistré à la TVA en Belgique mais sans établissement fixe : suis-je concerné ?

Non, cette catégorie est exclue de la loi belge de 2026.

c. Que se passe-t-il si je continue d’envoyer des PDF ?

Vos clients professionnels peuvent refuser le paiement ou exiger une facture structurée conforme EN 16931.

d. Qu’en est-il du service Hermes ?

Hermes, le relais temporaire, sera supprimé le 31 décembre 2025. Vous devrez passer par PEPPOL dès 2026.

e. Est-il utile de se préparer dès maintenant ?

Oui : vous éviterez la ruée de fin d’année, corrigerez vos données et profiterez déjà d’automatisations (rappels, suivi de paiement, intégration comptable).

VIII. Au-delà de la conformité : un vrai levier de productivité

Un outil connecté à PEPPOL permet de :

• accélérer les paiements,

• réduire les erreurs et ressaisies,

• centraliser la traçabilité fiscale.

Pour un certificateur indépendant traitant des dizaines de dossiers B2B chaque mois, ces gains sont significatifs.

Les études soulignent que, dès 2026, les entreprises devront émettre et recevoir des factures via PEPPOL ; le papier et le PDF ne seront plus admis.

Choisir un outil de facturation pour indépendants avec PEPPOL intégré, c’est gagner du temps et rester conforme.

IX. Comment informer votre comptable et vos clients

✓ Prévenez votre comptable de la solution choisie et assurez-vous que les factures entrantes PEPPOL s’intègrent dans sa comptabilité.

✓ Informez vos clients B2B récurrents qu’à partir du 1er janvier 2026, vous émettrez vos factures via PEPPOL et demandez-leur leur identifiant PEPPOL.

✓ Mettez à jour vos conditions générales pour inclure la mention de la facturation électronique et la gestion des avoirs (également pris en charge par PEPPOL BIS 3.0).

X. Horizon stratégique : pourquoi « le standard d’abord » est le bon choix

Le programme européen “VAT in the Digital Age (ViDA)”, adopté le 11 mars 2025, fixe la trajectoire : la facturation électronique structurée et le reporting numérique deviendront la norme dans l’ensemble de l’Union européenne d’ici 2030.

Les entreprises qui adoptent EN 16931 / PEPPOL BIS dès maintenant limiteront les coûts et risques de migration future.

XI. A retenir pour les certificateurs PEB/EPC et inspecteurs immobiliers

1. Obligation à partir du 1er janvier 2026 : seules les factures structurées via PEPPOL seront valides pour le B2B belge.

2. Fin du service Hermes le 31 décembre 2025.

3. Exceptions : B2C et entreprises étrangères sans établissement fixe.

4. Format obligatoire : EN 16931 / PEPPOL BIS Billing 3.0 (XML/UBL 2.1).

5. Prochaines étapes : e-reporting 2028, reporting européen 2030.

➔ Si vous ne faites qu’une chose ce trimestre : adoptez un outil de facturation compatible PEPPOL et testez-le avec vos principaux clients B2B.

Vous serez conforme dès le premier jour et gagnerez déjà en rapidité et fiabilité avant même l’entrée en vigueur.

Références

1. E-Invoicing in Belgium: formal VAT requirements effective 2026 (Grant Thornton Belgium): confirms 1 Jan 2026 B2B mandate, structured invoice is the only legally compliant version.

Source: https://www.grantthornton.be/en/the-field/articles-and-publications/BTW/e-facturatie-en-formele-btw-vereisten-wettelijke-verplichtingen-vanaf-2026/

2. General questions about PEPPOL (Belgian government e-invoice portal): explains access points, PEPPOL IDs, and Hermes decommissioning on 31 Dec 2025.

Source: https://einvoice.belgium.be/en/FAQ/general-questions-about-peppol

3. PEPPOL BIS Billing 3.0 (official specification): rules, mappings, code lists; EN 16931 CIUS.

Source: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/

4. European legislation on e-Invoicing (European Commission): Directive 2014/55/EU and EN 16931 overview.

Source:https://ec.europa.eu/digital-buildingblocks/sites/spaces/DIGITAL/pages/467108867/European%2Blegislation%2Bon%2BeInvoicing

5. Belgium will make B2B electronic invoice mandatory (EDICOM): vendor-neutral summary of 2026 obligation and reliance on PEPPOL BIS/PEPPOL.

Source: https://edicomgroup.com/blog/belgium-will-make-b2b-electronic-invoice-mandatory

6. e-Invoicing in Belgium (EDICOM country page): confirms 2026 B2B mandate and 2028 near real-time e-reporting.

Source: https://edicomgroup.com/electronic-invoicing/belgium

7. Belgium B2B e-invoicing—July 2024/2025 updates (VAT Calc): non-resident without Belgian fixed establishment excluded; timeline notes.

Source: https://www.vatcalc.com/belgium/belgium-b2b-e-invoicing-july-2024-update/

8. Adoption of the VAT in the Digital Age package (European Commission, 11 Mar 2025): cross-border timeline through 2030.

Source: https://taxation-customs.ec.europa.eu/news/adoption-vat-digital-age-package-2025-03-11_en

9. VAT in the Digital Age (ViDA) page (European Commission): implementation strategy and milestones to 2035.

Source: https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-digital-age-vida_en